INTRODUCCIÓN
Este pliego se refiere a las normas básicas de utilización del Centro Social de la Fundació Caixa Rural Vila-real. Va dirigido a todos los usuarios, personas, entidades, compañías, espectadores y público en general, y pretende buscar un buen funcionamiento y el máximo respeto de las instalaciones y los usuarios.
Este reglamento está sometido a las normas de rango superior que estén en vigor o que se puedan dictar en un futuro, así como también a las posibles modificaciones que pueda proponer el Patronato de esta Fundación en función de las necesidades de ésta en relación al Centro o a cualquier otro aspecto.
DEFINICIÓN
El Centro Social es una instalación social, cultural y recreativa propiedad de la Fundació Caixa Vila-real. Este espacio está destinado a las actividades propias de la Fundación, la naturaleza de las cuales es principalmente de carácter cultural, formativo, recreativo, inclusivo, apolítico y sin ánimo de lucro. Además, en el edificio se llevan a cabo eventos culturales, audiovisuales, conferencias, charlas, cursos de formación, exposiciones de arte, actividades asociativas y reuniones por parte de diferentes asociaciones y/o colectivos que soliciten el espacio. La aceptación última de cualquier tipo de actividad, tanto las mencionadas anteriormente como otros tipos que se pudieran plantear, está reservada exclusivamente al Patronato.
POSIBILIDAD DE USO
Cualquier particular, empresa, colectivo, entidad o centro educativo podrá utilizar el Centro siempre que se pida en la forma y el plazo debidos, se abonen las tarifas correspondientes y se cuente, por lo tanto, con la autorización correspondiente. El Centro está dirigido especialmente a las asociaciones y entidades socioculturales e inclusivas de Vila-real.
NORMAS GENERALES
Cualquier persona o colectivo, por el solo hecho de encontrarse en el recinto, se compromete de forma expresa a:
1. No deteriorar ni dañar las instalaciones ni los bienes muebles de éste, puesto que será responsable de los daños y/o perjuicios ocasionados y se hará cargo de los gastos que origine.
2. No alterar el orden y guardar respeto a las personas.
3. No fumar en todo el espacio del Centro Social.
4. Sin la autorización expresa del Patronato no se permite la entrada de bebida y comida al Centro. Se reserva el derecho preferente al mantenedor del restaurante El Casino para la realización de banquetes, vinos de honor, etc., pero siempre con el visto bueno de la Fundación.
5. Respetar las señalizaciones de los accesos restringidos del espacio técnico y de mantenimiento.
6. No está permitida la entrada de animales a las instalaciones a excepción de los perros guía de las personas con discapacidad visual y animales dirigidos a terapias.
7. El personal designado por la Fundación es el único responsable de las instalaciones y el único nombrado por el Secretario General para decidir sobre la conveniencia tanto de regular los espacios como de cerrar o no el acceso en todo o en parte.
8. Los responsables de cada una de las actividades o de los actos organizados están obligados a hacer respetar la normativa y únicamente en ausencia del personal o representantes de la Fundación podrán decidir las pautas de comportamiento a seguir en cada ocasión.
AUTORIZACIONES Y SOLICITUDES
9. Para poder utilizar las instalaciones para las actividades se debe seguir el procedimiento siguiente:
a) Se comprobará la disponibilidad en el calendario de actividades en la web de la Fundación. También se podrá realizar la consulta en horario de atención al público del Centro Social (de lunes a viernes, de 10 a 13 horas y de 17 a 20 horas, en el Punto de atención).
b) Realizar, con al menos quince días naturales de tiempo como mínimo, la pre-reserva del espacio donde se tienen que especificar: los datos de contacto del solicitante, el horario previsto de montaje, inicio y el acabado de la actividad, datos del acto y su descripción, en especial se detallará la naturaleza y los contenidos de lo que se quiera realizar. Este procedimiento se hará a través de los medios siguientes:
• Formulario en línea a través de la página www.fundaciocaixarural.org
• Presencialmente en horario de atención (de lunes a viernes, de 10 a 13 horas y de 17 a 20 horas, en el Punto de atención).
c) La Fundación se pondrá en contacto con la persona o personas solicitantes y confirmará la autorización o denegación de la concesión del espacio.
d) El solicitante tendrá que rellenar el formulario de reserva que se le facilitará donde constará de manera expresa la aceptación de las normas del Centro Social y donde especificará los requisitos técnicos y personales que precisa el acto.
Este documento tendrá que estar en poder de la Fundación 5 días naturales antes del acto como mínimo y, si hace falta, abonar las tarifas correspondientes. La solicitud no se considerará aceptada de forma definitiva hasta que la Fundación disponga del documento con los requisitos del acto y la aceptación firmada de estas normas y las tarifas abonadas.
e) Una vez aceptada la petición, la Fundación lo comunicará al solicitante y procederá a publicar la confirmación del acto en el calendario de actividades de la web de la Fundación.
10. Las autorizaciones de la Fundación se conceden de manera discrecional a la entidad o persona que lo solicite en la forma debida. La Fundación se reserva el derecho de pedir el seguro de responsabilidad civil correspondiente a las personas, entidades, grupos o empresas solicitantes.
11. Tendrán preferencia aquellas actividades programadas u organizadas por la Fundació Caixa Rural Vila-real y a continuación, preferentemente por orden de entrada de solicitudes.
12. Las autorizaciones en ningún caso son expedidas por tiempo superior a la actividad solicitada y tienen el carácter de personales e intransferibles.
13. Las autorizaciones son exclusivamente para realizar la actividad para la cual se otorgan y expiran cuando se cumple el plazo establecido, sin necesidad de requerimiento previo.
14. Extinguida la autorización de uso, el titular tiene que dejar libre y a disposición de la Fundación la instalación y los bienes objeto de aquella, en el mismo estado de conservación y funcionamiento en que los recibió.
15. El tiempo de utilización de la instalación es el autorizado por la Fundación y no se puede exceder en ningún caso este tiempo.
16. Los usuarios no pueden introducir variaciones en el horario autorizado y, en caso de que sea necesario, tienen que ser comunicadas a la Fundación como mínimo 3 días antes y por escrito, y esta decidirá la posibilidad o no del cambio.
17. Cualquier problema de horario que pueda surgir entre varias personas o entidades será resuelto entre las afectadas bajo el arbitraje de la Fundación.
18. La Fundación tiene, en todo momento, la facultad de anular la actividad, por causas justificadas y con el compromiso de realizar una comunicación previa.
19. Los horarios autorizados y destinados a las actividades no pueden ser utilizados por otra entidad ni para otra actividad que la concedida. La Fundación queda libre para hacer el uso que considere oportuno de la instalación en caso de que suceda esto.
20. Es responsabilidad del solicitante librar las cantidades correspondientes a la Sociedad General de Autores y Editores u otros impuestos que se deriven, así como también las garantías que pueda pedir la Fundación en función del tipo de acto.
21. Siempre que el solicitante realice difusión del acto en cuestión estará obligado a incluir a Fundació Caixa Rural, tanto en redes sociales como en cartelería y folletos. Además, en caso de realizar cartelería física, deberán librar un número mínimo de dos carteles y/o folletos del acto que realizan.
22. La Fundación se reserva el derecho de supervisar los borradores de programas, carteles y otros elementos de difusión de los actos de las entidades, grupos, etc. que se programan en el Centro Social. En caso de no encontrarlos conformes, puede hacer modificar los textos o la distribución de los programas, carteles y otros elementos de difusión.
ACTIVIDADES
23. De todas las actividades hay que distinguir entre:
a) Actividades de la Fundación: Estas actividades quedan automáticamente autorizadas y se hará publicación automática en todos los medios al alcance de la Fundación (web, redes sociales, etc.).
b) Conjuntamente entre entidades y la Fundación: Estas actividades quedan automáticamente autorizadas siempre que la fecha o las fechas estén libres. La Fundación aparecerá en la difusión publicitaria como organizadora y patrocinadora del acto en cuestión.
c) Patrocinio de la Fundación y organizadas por otras entidades: Quedan automáticamente autorizadas siempre que la fecha o las fechas estén libres. La Fundación aparecerá en la difusión publicitaria como patrocinadora del acto en cuestión.
d) Por entidades locales u otras:
• Estas actividades se autorizan de forma expresa y discrecional y por periodos, días y horas concretos.
• La responsabilidad de esta actividad recae sobre la entidad a la cual pertenece.
• Las actividades tienen que confirmarse rellenando la hoja de requisitos técnicos, al menos 5 días antes de la actividad. En caso de que no sea así, se considera libre y a disposición de la Fundación el día y horas reservados.
• Un responsable de la entidad tendrá que presentarse en el Centro Social media hora antes del acto, y en caso de que sea una actividad con público, una hora antes de que empiece el acto.
• La Fundación aparecerá en la difusión publicitaria como colaboradora del acto en cuestión.
RECINTO, HORARIO Y ESPACIOS
24. El solicitante que obtenga el permiso de uso de cualquiera de los espacios del Centro Social, puede utilizar solo aquellas salas que se especifican en la hoja de requisitos.
25. El horario máximo de disposición será determinado por la Fundación en función de la naturaleza del acto a desarrollar y dependiendo del espacio a ocupar. Si no se establece de manera específica, empezará a las 9 horas de la mañana hasta las 14 horas y/o por la tarde desde las 16 horas hasta las 21 horas.
MATERIAL E INSTALACIONES
26. El material técnico solicitado y aprobado será manipulado por el personal de la Fundación y este decidirá la conveniencia de la intervención de otras personas. Únicamente se podrá utilizar el material técnico de una manera ajena con la autorización expresa de la Fundación y siempre por personal técnico cualificado.
27. La responsabilidad de devolver en buen estado los medios técnicos e instalaciones recae en el solicitante y en forma de responsabilidad solidaria en la entidad o grupo a la cual representa el solicitante.
28. La Fundación no se hace responsable del material privado depositado por el usuario en ninguna circunstancia por excepcional que sea.
29. El material técnico del Centro Social en ningún caso puede ser retirado para su uso en otras actividades fuera del edificio sin la autorización previa por parte de los responsables.
30. En caso de producirse algún desperfecto en las instalaciones por negligencia, será la persona causante de dichos daños el responsable directo. La Fundación reclamará a dicha persona el abono de la reparación y, en el caso de no poder esclarecerse su identidad, aplicará el punto 27. La Fundación se reserva el derecho de fijar una fianza en aquellos que estime oportuno.
PERSONAL Y SERVICIOS
31. La Fundación cuenta con unos servicios, equipamientos y personal específico. En la ficha de requisitos se hará constar las necesidades del solicitante.
32. En caso de un acto con público, el responsable de la solicitud tendrá que rellenar la ficha de requisitos de forma obligatoria y facilitar el material audiovisual al menos tres días antes. En caso de no ser así, la Fundación no se responsabilizará de carencias o fallos que se produzcan a lo largo del acto.
33. La Fundación pone a disposición de la actividad, con un acuerdo previo, el personal responsable del local, que es en todo momento quien conoce las posibilidades y capacidad técnicas del espacio.
34. El personal designado por la Fundación tiene la obligación de llevar el control del buen funcionamiento del Centro Social.
35. Si el solicitante quiere aportar personal técnico, se tendrá que especificar en la hoja de requisitos y concertar una cita con el responsable técnico del espacio del Centro Social. La Fundación puede aceptar o rehusar el personal técnico externo en función del nivel profesional o cualitativo de éste.
36. La Fundación puede establecer acuerdos más amplios, condiciones especiales o convenios con determinados solicitantes cuando, por actividades o propuestas excepcionales, se considere necesario para el interés puntual de la propuesta o la mejora de la imagen de la Fundación, y siempre a criterio del Patronato.
NORMAS ESPECÍFICAS DEL SALÓN DE ACTOS
37. Tan solo tienen acceso al camerino y al escenario las personas que forman parte de la organización del acto.
38. No se permite filmar, fotografiar o grabar en el patio de butacas ni en el escenario, sin autorización expresa de los responsables o personal de la Fundación, a efectos de salvaguardar la propiedad intelectual.
39. El salón de actos tiene una capacidad máxima de 288 personas sentadas, 220 en el patio de butacas y 68 en el anfiteatro. No se puede superar en ningún caso el aforo. El público debe permanecer sentado mientras se lleva a cabo el acto. Únicamente se abrirá el anfiteatro cuando el patio de butacas esté lleno y siempre con la autorización del personal de la Fundación.
40. No podrán acceder al anfiteatro los menores de edad sin la compañía de un adulto responsable.
41. No se permite acceder con carritos de bebé al salón de actos. Deberán dejarlos en el pasillo exterior de la sala sin que ello dificulte el acceso a dicha sala ni las vías de evacuación.
42. Los organizadores de los actos serán los responsables de controlar el acceso y el número de personas que accederán en la sala. No se permiten personas de pie y serán los organizadores los responsables del cumplimiento de esta norma. La Fundación se reserva el derecho de suspender el acto de manera inminente en caso de no cumplirse esta norma. Para facilitar la previsión y el control de acceso se recomienda a los organizadores la utilización de invitaciones restringidas en función del aforo.
NORMAS ESPECÍFICAS DEL AULA DE INFORMÁTICA
43. El aula está destinada fundamentalmente a la realización de cursos que organiza la Fundación o en los que colabora.
44. El aula de informática dispone de zona Wi-Fi. Los usuarios o los organizadores de cursos podrán llevar sus equipos y conectarse a la red. Si tienen algún problema de configuración tendrán que consultar al responsable del Aula de Informática.
45. Los equipos y las instalaciones del aula de informática, así como los programas y las licencias son propiedad de la Fundació Caixa Rural Vila-real, la cual se reserva el derecho a realizar cualquier modificación en los mismos en el momento que considere oportuno, sin aviso previo a ninguno de los usuarios.
46. Queda terminantemente prohibido el uso de los equipos para acceder a través de Internet a páginas inmorales, la descarga de contenido protegido y cualquier actividad considerada no conveniente por el responsable del espacio.
47. Queda expresamente prohibida la manipulación de los equipos y la modificación en las configuraciones establecidas. También se prohíbe la instalación de cualquier tipo de programa, incluso los de distribución libre. Si se necesita un software específico, se pedirá al responsable.
48. Periódicamente se borrarán los archivos ajenos de los ordenadores. Se recomienda guardar copia de los trabajos en medios extraíbles.
49. Los organizadores de cursos tendrán que pedir el espacio por el procedimiento y en las condiciones establecidas en estas normas. Además los organizadores se responsabilizarán de cumplir todas las normativas legales aplicables.
NORMAS ESPECÍFICAS DE LA SALA DE CONFERENCIAS
50. El aforo tiene una capacidad máxima de 70 personas sentadas. No se puede superar en ningún caso el aforo. Tampoco puede haber personas de pie en la sala mientras se lleva a cabo cualquier acto. Los organizadores de los actos serán los encargados del cumplimiento de esta norma. La Fundación se reserva el derecho de suspender el acto de manera inminente en caso de que no se cumpla esta norma. Para facilitar la previsión y el control de acceso se recomienda a los organizadores que utilizan invitaciones restringidas en función del aforo.
NORMAS ESPECÍFICAS DE LAS SALAS DE EXPOSICIONES
51. La duración de la exposición se establece en la solicitud.
52. La Fundación no se hará cargo del material promocional de la exposición o de cualquier gasto por conceptos diferentes a los genéricos y propios del Centro Social.
53. La Fundación no se hace cargo de la custodia y guarda de la sala, así como declina cualquier responsabilidad por robo, incendio, desperfectos, etc., que pudieran ocurrir.
54. La sala se cede únicamente a efectos culturales y no mercantiles; por lo tanto, queda prohibida cualquier transacción comercial dentro de la misma.
55. El patronato de la Fundación se reserva el derecho de solicitar en propiedad, siempre de mutuo acuerdo, una de las obras que se tienen que exponer.
NORMAS ESPECÍFICAS DE CESIÓN DE SALAS DE REUNIONES Y DESPACHOS
56. Los destinatarios preferentes del uso de estas instalaciones serán aquellas entidades sociales de ámbito local registradas en Vila-real que no disponen de sede propia.
57. En cualquier momento la Fundación está facultada para retirar a la asociación.
58. El acceso a los diferentes despachos a las entidades usuarias será siempre dentro del horario marcado por todo el Centro Social. Por lo tanto no se permitirá ni el acceso ni la permanencia en las instalaciones fuera de horario excepto solicitud exprés y puntual, realizada por escrito con tiempo suficiente, la cual tendrá que informarse favorablemente por parte del responsable del Centro Social.
59. Con el fin de observar la frecuencia de uso de los despachos, habrá un libro de registro diario en el cual se anotará la fecha, horario de entrada y de salida de las diferentes entidades usuarias de cada uno de los despachos.
60. Obligatoriamente tendrá que aparecer el logotipo de la Fundació Caixa Rural Vila-real en la promoción y publicidad de las actividades y en todo el material que se edite relacionado con actividades realizadas por asociaciones cuya sede sea el Centro Social.
PROHIBICIÓN O SUSPENSIÓN DE LAS ACTIVIDADES
61. La Fundación está facultada para prohibir o suspender los actos en los supuestos siguientes:
a) Si se infringen las normas.
b) Si no se ha obtenido la autorización.
c) Si el acto se aleja de las características que determinaron la autorización.
d) Si se infringen las normas reguladoras de la actividad.
e) Si se producen o se puede prever que se producirán alteraciones en el orden público, con peligro para las personas o los bienes.
f) Si atentan contra los valores y principios de la Fundación.
INTERPRETACIÓN DE LAS NORMAS, TARIFAS/DONATIVOS POR SERVICIO Y LGPD
62. La facultad de interpretar estas normas y de resolver cualquier cuestión no prevista queda reservada al Patronato de la Fundación.
63. El Centro Social tiene un carácter fundamentalmente sin ánimo de lucro. En los casos que la Fundación considero oportuno, contará con una tarifa/donativo individual para su utilización, las cuales serán comunicadas al solicitante en el momento de hacer la pre-reserva. A modo orientativo, a continuación se presentan las tarifas/donativos aprobados actualmente con las bonificaciones correspondientes.
ANEXO
64. En cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, FUNDACIÓ CAIXA RURAL VILA-REAL pone en su conocimiento que esta información ha sido remitida por personal al servicio de la citada entidad con la finalidad de cumplimiento de las funciones de su competencia. Ponemos en su conocimiento la posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad de datos, limitación del tratamiento y olvido en los términos establecidos en la legislación vigente, que podrá hacer efectivos dirigiéndose por escrito a FUNDACIÓ CAIXA RURAL VILA-REAL, con dirección en Plaza de la Vila 2 Vila-real 12540. Si desea dejar de recibir correos de esta lista, reenvíe este e-mail a auditoria@fundaciocaixarural.org
65. A causa de la pandemia por el COVID, y mientras dure esta situación, estas normas se adaptarán al protocolo de seguridad e higiene exigido por las instituciones correspondientes, reduciendo aforos, haciendo obligatorio el uso de mascarilla y otras normas que dicte este protocolo.